Ayuda de Dodo DOCS

La pantalla que muestra la edición, la versión y la revisión de base de datos de tu instalación de Dodo DOCS. Es el primer dato que pide el soporte técnico.

Cómo está organizada esta ayuda: la portada por módulos, el buscador, la estructura de un artículo y el tema claro/oscuro.

Cómo entrar a Dodo DOCS, qué pasa si fallas la contraseña varias veces y cómo pedir su recuperación.

Cómo cambiar tu propia contraseña de acceso desde dentro de la aplicación.

Tu ficha de usuario: avatar, datos de contacto, estado online/offline, historia laboral y rúbrica.

El chat interno de Dodo DOCS para conversar con los compañeros que están conectados.

Dónde encontrar los informes de la aplicación, agrupados por categoría, y cómo abrir uno.

Cómo crear un registro de un formulario para publicar un documento, y el asistente de radicación que aparece después.

Publicar varios documentos PDF uno tras otro viéndolos en pantalla, con la opción OCR para copiar datos del documento a los campos del formulario.

Cómo cambiar los datos de un registro ya publicado.

Cambiar el valor de un mismo campo en todos los registros que arroje una consulta, de una sola vez.

Cómo eliminar un registro publicado y dónde queda después.

Imprimir el sticker, el código de barras o el código QR de un registro, y ajustar los márgenes de impresión.

Todo lo que puedes hacer con un archivo adjunto a un registro: editar sus datos, anexar, copiar, mover, enviar por correo, relacionar, cambiar, ver eventos y más.

Cómo poner en marcha un flujo de trabajo desde un registro y consultar los que ya se iniciaron.

Crear una notificación desde un registro: llega a los usuarios como una tarea libre para que la cumplan.

Cómo vincular un registro con otro de otro formulario, y ver o quitar los vínculos de un registro.

La pestaña Eventos guarda la trazabilidad de todo lo que se ha hecho en un registro: quién, cuándo y qué.

Cuando un formulario es «principal», cada registro puede tener registros relacionados en sus sub-formularios. Cómo consultarlos.

Generar un documento a partir de una plantilla del formulario, con los datos del registro ya rellenados.

Sacar los archivos de un registro a una carpeta del servidor, respetando la estructura de directorios del formulario.

Abrir un documento de un registro en el visor y usar sus paneles: propiedades, metadatos, anexos y relaciones.

Abrir el Visor multi-documento desde una consulta para ver, lado a lado, documentos de uno o varios registros.

Buscar registros de un formulario con condiciones sobre sus campos, filtrar los resultados y abrir el detalle y los documentos de cada registro.

Buscar un documento o un flujo de trabajo en toda la aplicación, sin elegir un formulario, desde el módulo «Búsqueda de documentos».

Guardar consultas que haces con frecuencia para volver a lanzarlas con un clic, y fijar una como predeterminada del formulario.

Sacar a un archivo de Excel el resultado de una consulta de registros y descargarlo desde «Mis exportaciones de datos».

Generar una planilla de radicación a partir del resultado de una consulta, exportarla a PDF o Excel, guardarla y consultarla después.

Cómo entrar a la bandeja de tareas y qué contiene cada carpeta: Recibidas, Enviadas, Grupo, Cumplidas, Mis cuentas y las de «Otras carpetas».

Crea tus propias carpetas en la bandeja de tareas para clasificar las tareas de la carpeta Recibidas, y aprende a mover, renombrar y eliminar esas carpetas.

Elementos de la interfaz de la bandeja de tareas: el semáforo de vencimiento, el ícono de adjuntos, los mensajes al pie, la casilla de búsqueda y la exportación a Excel.

Cómo crear una tarea libre desde la bandeja de tareas: el formulario, sus campos y a quién le llega.

Agrupa tareas de un mismo flujo de trabajo y paso en un lote para cumplirlas todas a la vez. Lotes, lotes de grupo y lotes maestros.

Qué son los propietarios de cuenta, cómo se asignan a un registro y cómo funciona la carpeta «Mis cuentas» de la bandeja de tareas.

Un recorrido por cada parte de la pantalla del detalle de una tarea: qué muestra, para qué sirve y dónde encontrarla. El uso de cada comando se explica en las ayudas de comandos de tareas.

Qué hace cada comando de la barra de una tarea de flujo de trabajo: cumplir, devolver, interrumpir, adjuntar, y los comandos que aparecen según la configuración del paso.

Los comandos que solo aparecen si se habilitaron en la configuración del paso: control de calidad, captura de datos, expediente electrónico, iniciar flujos relacionados, formatos y vínculo.

Qué hace cada comando de una tarea libre: cumplir, responder al remitente, reenviar a otros usuarios, adjuntar, abrir el visor y ver el resumen.

Firmar un PDF con un certificado digital que está en el equipo del usuario (almacén de Windows, token USB o archivo .pfx), usando el componente firmador.

Enviar una solicitud de firma electrónica (simple, estándar o avanzada) de un PDF a uno o varios firmantes, y hacer seguimiento hasta que quede firmado.

Enviar una solicitud de firma electrónica Homini (Biofirma) de uno o varios PDF, y publicar los documentos firmados en el registro.

Configurar y capturar firmas presenciales (rúbrica en ePad, huella y/o facial) de uno o varios PDF y varios firmantes, con el Cliente Biodata.

Generar el expediente electrónico de un registro a partir de un flujo de trabajo, consultarlo, descargar su XML y validar su firma.

Instalar el componente que permite firmar documentos con certificado digital en cliente, y dejarlo funcionando como servicio de Windows.

Firmar digitalmente un PDF del equipo local con un certificado en custodia, desde «Escritorio ▸ Firma digital», usando el PIN del usuario.

Crear y administrar las listas de opciones que alimentan los campos tipo lista desplegable de los formularios.

Crear y administrar los tipos documentales que clasifican cada documento y definen si controla versiones y vigencia.

Crear y configurar los formularios de la aplicación: sus datos, campos, índices, directorios y opciones de radicación.

Crear y configurar flujos de trabajo: sus pasos, responsables, notificaciones y demás opciones de cada paso.

Organizar los documentos de la compañía en fondos, secciones, subsecciones, series y subseries, con sus versiones y propiedades de retención.

Crear las cuentas de usuario de Dodo DOCS, asignarles sucursales y roles, y administrarlas: activar, retirar, restaurar contraseña y consultar su historial.

Crear roles y configurar qué puede ver y hacer cada uno: acceso a formularios, directorios y registros, permisos de administración, reportes y miembros.

Crear grupos de usuarios para asignar tareas de flujos de trabajo a todo un grupo, y administrar sus miembros.

Consultar, de un vistazo y sin editar, todos los permisos que tiene cada rol de Dodo DOCS.

Diseñar las planillas de radicación: qué columnas muestra y en qué orden, por formulario.

Crear plantillas de Word con marcadores que se rellenan con los datos de un registro, para generar el mismo documento una y otra vez.

Marcar los días festivos y no laborales que Dodo DOCS debe descontar al calcular los tiempos de los flujos de trabajo.

Consultar las notificaciones por correo que no se han enviado o que fallaron, corregirlas y reenviarlas.

Buscar las tareas de otros usuarios para reasignarlas, cumplirlas o interrumpirlas, y administrar lotes, archivos y flujos de trabajo desde un solo lugar.

Trasladar los archivos y flujos de trabajo de un registro duplicado a otro del mismo formulario, y eliminar el duplicado.

Programar el reinicio del consecutivo del número de radicado, por formulario, a partir del inicio de un año.

Restaurar registros, directorios, archivos, formularios y campos que fueron eliminados.

Cargar ítems de una lista, o registros y archivos de un formulario, desde un archivo .CSV.

Crear cuentas para que aplicaciones de terceros se autentiquen contra el API de Dodo DOCS.

Datos de la entidad que usa Dodo DOCS, y sus sucursales.

Configurar los valores globales de Dodo DOCS: código de barras, código QR, flujos de trabajo, historia laboral y otras opciones.

Administrar los discos donde Dodo DOCS guarda los archivos, y los servidores SFTP asociados.

Publicar y organizar en categorías los reportes SSRS que se ven en la sección Informes de Dodo DOCS.

Configurar qué campo de un formulario funciona como número de identificación o de radicado externo, para agilizar la búsqueda de documentos.

Cómo valida Dodo DOCS la identidad de un usuario: contra su propio directorio, o contra el Active Directory de la compañía.

Elegir si las notificaciones por correo de Dodo DOCS salen por el servidor de correo del cliente o por el de Dodo DOCS.

Asignar a cada usuario el permiso para usar Dodo SCAN y/o Chat PDF, según las licencias disponibles.

Configurar los servicios de terceros integrados a Dodo DOCS: firmas electrónicas, Dodo SCAN, Chat PDF, correo saliente y más.

Referencia del API REST/SOAP para conectar un CRM, ERP u otra aplicación con Dodo DOCS.

Dodo SCAN desde el navegador: se abre con el botón Dodo SCAN de un registro, escanea o importa imágenes, las edita y publica los documentos en ese registro.

Los íconos del menú superior de Dodo DOCS: usuarios en línea, exportaciones de datos, vencimiento de documentos y —según la configuración— cambio de sucursal y firma electrónica.

Registrar un ticket de soporte técnico por correo y hacerle seguimiento con el enlace del correo de confirmación.