Comandos específicos de tareas de un flujo de trabajo

01Qué son los comandos específicos

Además de los comandos comunes (cumplir, devolver, interrumpir…), una tarea puede traer comandos extra que dependen de cómo se configuró su paso. Por eso la barra y el panel de acciones no son iguales en todas las tareas.

Nota: los comandos específicos de tareas son los que se establecen desde la configuración del paso de un flujo de trabajo. Si el paso no los habilitó, no aparecen.

La mayoría se muestran en el bloque Acciones por ejecutar, debajo de la descripción de la tarea; cada acción trae su propia explicación y un botón. El comando Vínculo es la excepción: aparece en la barra superior, junto a Cumplir.

Detalle de una tarea con el bloque «Acciones por ejecutar»: cada acción con su descripción y su botón. — Bloque «Acciones por ejecutar». Qué acciones se listan depende de la configuración del paso.

02Control calidad

Permite revisar los documentos PDF adjuntos al flujo para verificar su calidad antes de continuar.

Pulsa Control calidad en el bloque de acciones. Se abre la lista de documentos adjuntos y, para cada uno, la pantalla de revisión.

Atención: al ejecutar esta opción y cumplir el paso, se termina el proceso.

Revisar un documento

En la pantalla de revisión ves la información del documento, sus metadatos y el visor. Pulsa Nueva revisión para registrar el control.

Pantalla de revisión de un documento: panel izquierdo con Información documento, QA documento y el botón «Nueva revisión»; a la derecha el visor del PDF. — Pantalla de revisión. El botón «Nueva revisión» abre el formulario de control.

Marca los criterios que cumple el documento (imagen, documento, metadatos), indica en Revisión aprobada si se aprueba o no, escribe las observaciones y pulsa Guardar.

Formulario de control de calidad con casillas de Imagen, Documento y Metadatos, la opción «Revisión aprobada» Sí/No, el campo Observaciones y el botón Guardar. — Formulario de control. Cada criterio tiene una ayuda (ícono «i»).

Nota 1: en la parte inferior del panel izquierdo también puedes editar la información del documento. Activa la casilla de la esquina derecha y se habilitan los campos.

Nota 2: en el campo Tipo documental se muestran los tipos asignados al directorio que contiene el documento. Si ese directorio está vinculado a un código de la Tabla de Retención Documental (TRD), también aparecen los tipos documentales de ese código.

Para ver una revisión ya registrada, pulsa el enlace Revisiones.

Navegar entre documentos

Usa Anterior y Próximo para pasar de un documento a otro. Las flechas llevan directamente al primero o al último.

Agregar o quitar páginas

Desde la revisión puedes modificar el documento seleccionado:

Adicionar página: elige la opción, adjunta el archivo desde el equipo y pulsa Adicionar.
Eliminar página: elige la opción e indica el número de página a quitar.

Crear expediente electrónico

Pulsa Crear expediente electrónico para copiar el expediente del flujo a un directorio de la estructura del formulario de inicio. Busca el directorio por código o nombre (completo o parcial), selecciónalo y pulsa Aceptar.

Atención: al hacer la copia del expediente electrónico se guarda el control de calidad.

03Captura de datos

Permite diligenciar datos del formulario de inicio como parte de la tarea. Hay dos variantes, según cómo se configuró el paso.

Diligenciar campos

Pulsa Diligenciar campos. Si el paso activó «¿Mostrar solo los campos a diligenciar?», ves únicamente esos campos; si no, ves todo el formulario, pero solo los campos indicados quedan activos. Completa y pulsa Enviar.

Diligenciar formulario

Pulsa Diligenciar formulario, completa los campos y pulsa Enviar.

Formulario «Proveedores» con los campos Estado y E-mail y el botón Enviar. — Formulario a diligenciar. Un **check naranja** en el bloque de acciones indica que ya se completó.

04Expediente electrónico

Genera el expediente electrónico del flujo de trabajo.

Pulsa Expediente electrónico, busca el directorio de destino por código o nombre y selecciónalo. Se muestra la información del expediente; confirma con Aceptar. Puedes marcar Firmar archivos del expediente antes de aceptar.

Ventana «Crear expediente electrónico» con la lista de directorios de destino, la casilla «Firmar archivos del expediente» y los botones Aceptar y Cancelar. — Ventana de confirmación con los directorios donde se copiará el expediente.

Atención: al ejecutar esta opción y cumplir el paso, se termina el proceso.

05Iniciar flujos de trabajo relacionados

Permite lanzar otro flujo de trabajo desde la tarea. Hay dos variantes.

Opción 1: sobre el mismo formulario

Inicia un flujo vinculado al formulario que originó el actual. Selecciona el flujo, indica cuántos archivos del registro adjuntar (todos, los últimos N, o ninguno) y pulsa Iniciar flujo de trabajo. Después puedes ver su trazabilidad desde el nombre del flujo, en la parte inferior de la tarea.

Acción «Flujos de trabajo (opción 1)»: lista para elegir el flujo, opciones de adjuntar archivos y el botón «Iniciar flujo de trabajo». — Opción 1: elegir el flujo y qué archivos adjuntar.

Opción 2: sobre un formulario nuevo

Pulsa Iniciar flujo de trabajo, diligencia el formulario del nuevo registro y envíalo. Luego elige el flujo y los archivos a adjuntar y pulsa Iniciar.

06Formatos

Nota: con esta opción generas un documento con los datos del formulario de inicio a partir de un formato.

Pulsa Generar documentos. El documento se adjunta automáticamente a la tarea y aparece en la sección Documentos. Al abrirlo ves los datos del formulario con el formato aplicado.

Sección Documentos de la tarea con el documento «Comprobante de egreso» recién generado a partir de un formato. — El documento generado queda anexo a la tarea.

07Vínculo

Abre, desde la tarea, la dirección web configurada en el paso.

El comando aparece como un botón propio en la barra superior (con el nombre que se le haya puesto). Al pulsarlo se abre el sitio externo.

Barra de comandos de la tarea con un botón de vínculo etiquetado «Dodo DOCS», junto a Cumplir, Más comandos, Resumen y Regresar. — El vínculo va en la barra superior, no en «Acciones por ejecutar».

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