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Asistente flujos de trabajo

Crear y configurar flujos de trabajo: sus pasos, responsables, notificaciones y demás opciones de cada paso.

ConfiguraciónAdministradoresF-04

01Qué es

Desde el Asistente flujos de trabajo se crean y configuran los flujos de trabajo, incluidos todos y cada uno de sus pasos. También se consultan los flujos ya creados, se editan, se eliminan y se clonan.

Para entrar, abre Configuración ▸ Asistentes ▸ Flujos de trabajo.

Menú Configuración desplegado, con Flujos de trabajo señalado dentro del grupo Asistentes.
Configuración ▸ Asistentes ▸ Flujos de trabajo.

Se abre la pantalla Flujos de trabajo, con la lista de los ya creados y los botones para crear y clonar.

Pantalla Flujos de trabajo: buscador, botones Crear flujo de trabajo y Clonar flujo de trabajo, filtro de estado, y una tabla con columnas Id, Flujo de trabajo, Usuario y Fecha.
Pantalla «Flujos de trabajo».

02Buscar un flujo de trabajo ya creado

Cada flujo de trabajo tiene un estado, que determina si está disponible para los usuarios:

  • Borrador: el flujo apenas se está creando y configurando; no es visible para los operadores ni está disponible para iniciarse.
  • Producción: el flujo ya está creado y configurado por completo; es visible para los operadores y puede iniciarse.
  • Inactivo: el flujo estuvo en producción pero se inactivó; no es visible ni está disponible para iniciarse.

Selecciona el estado del flujo que buscas:

Filtro de estado desplegado con las opciones Borrador, Producción e Inactivo.
Filtro de estado.

Si hace falta, usa la casilla de búsqueda con el nombre completo o parcial del flujo, y haz clic en el ícono buscar.

Filtro de estado en Producción, casilla de búsqueda con el texto Gestión y el ícono buscar, con dos resultados: Gestión de cambios y Gestión de requisitos.
Búsqueda por nombre.

Una vez localizado el flujo, despliega su pestaña lateral para ver sus opciones de administrador.

Fila de un flujo de trabajo con su pestaña lateral desplegada, mostrando las opciones Editar, Pasos, Eventos y Eliminar.
Opciones del flujo: Editar, Pasos, Eventos, Eliminar —ver Opciones del flujo de trabajo.
↑ Volver al inicio

03Crear flujo de trabajo

Consejo: antes de crear un flujo de trabajo, conviene tener un bosquejo, plantilla o flujograma con los pasos, usuarios y funcionamiento ya definidos.

Haz clic en +Crear flujo de trabajo.

Botón +Crear flujo de trabajo en la pantalla Flujos de trabajo.
Botón «+Crear flujo de trabajo».

Diligencia los campos del formulario:

  • Flujo de trabajo: el nombre.
  • Descripción: una breve descripción del tema o asunto del flujo.
  • Formulario: el formulario al que se asociará —al radicar un registro en él, se podrá iniciar este flujo.
  • Versión: el número de versión, por ejemplo 1 si es la primera vez que se crea.
Formulario Crear flujo de trabajo, con los campos Flujo de trabajo, Descripción, Formulario y Versión.
Formulario «Crear flujo de trabajo».

Haz clic en Crear. El flujo se crea y pasas a la pantalla para crear y configurar sus pasos —ver Crear los pasos del flujo de trabajo. También puedes crearlos más adelante: haz clic en Regresar a flujos de trabajo para volver a la pantalla principal.

Pantalla Pasos del flujo de trabajo recién creado, sin pasos aún, con el botón Crear paso.
Pantalla «Pasos del flujo de trabajo» al terminar de crear.
Nota: el flujo se crea por defecto en estado Borrador; para encontrarlo luego, filtra por ese estado.
Filtro de estado en Borrador, mostrando el flujo de trabajo recién creado Proceso de pago facturas.
El flujo recién creado, filtrando por «Borrador».
↑ Volver al inicio

04Opciones del flujo de trabajo (Editar, Pasos, Eventos, Eliminar)

Por medio de estas opciones puedes:

  • Editar el flujo de trabajo.
  • Crear y configurar sus pasos.
  • Ver el historial de eventos del flujo.
  • Eliminar el flujo de trabajo.

Opción Editar

Edita el nombre, la descripción, el estado, el formulario y la versión del flujo.

Pestaña lateral de un flujo de trabajo con la opción Editar señalada.
Opción «Editar».

Haz los cambios y haz clic en Actualizar para aplicarlos, o en Regresar para descartarlos.

Formulario Editar flujo de trabajo con los campos Flujo de trabajo, Descripción, Estado, Formulario, Versión y el botón Actualizar.
Formulario «Editar flujo de trabajo».
Nota: si el flujo ya ha estado en producción y ya fue iniciado en uno o varios registros, no será posible editar el formulario asociado.

Opción Pasos

Dirige a la pantalla Pasos del flujo de trabajo, donde se ven, editan y eliminan los pasos existentes; se crean pasos nuevos y se configuran o reconfiguran los ya creados —ver Crear los pasos del flujo de trabajo, Opciones del paso y Configuración del paso.

Pestaña lateral de un flujo de trabajo con la opción Pasos señalada.
Opción «Pasos».

Opción Eventos

Muestra los datos de creación del flujo y el historial de modificaciones.

Pestaña lateral de un flujo de trabajo con la opción Eventos señalada.
Opción «Eventos».
Pantalla Eventos del flujo de trabajo, con columnas Accion, Fecha, Usuario, Host (difuminada) y Comentario.
Pantalla «Eventos del flujo de trabajo». La columna Host se difumina por ser datos internos de red.

Opción Eliminar

Pestaña lateral de un flujo de trabajo con la opción Eliminar señalada.
Opción «Eliminar».

Haz clic en Eliminar para confirmar, o en Regresar para cancelar.

Advertencia: no hay opción de deshacer la eliminación de un flujo de trabajo.
Pantalla Eliminar flujo de trabajo, con sus datos y, al final, Usuario y Host (difuminado).
Pantalla «Eliminar flujo de trabajo». El Host se difumina por ser un dato interno de red.

Informe de configuración Nuevo

Desde el menú de la pestaña lateral del flujo, la opción Informe de configuración muestra, para cada paso, todas las opciones que tiene configuradas —incluidas las descritas en Configuración del paso—, traducidas a texto claro: en vez de códigos y datos internos, muestra los nombres reales de usuarios, grupos, formularios, campos, procesos, carpetas y tipos de documento.

Informe de configuración del flujo de trabajo: cada paso con sus opciones, su descripción y su configuración.
Un paso con cada una de sus opciones configuradas.
Informe de configuración de otro paso: responsable asignado a una persona (nombre real), notificaciones por correo y opciones de documento, con sus valores en texto claro.
Los valores se muestran con nombres reales, no con códigos internos.
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05Crear los pasos del flujo de trabajo

En la pantalla Pasos del flujo de trabajo, haz clic en Crear paso.

Botón Crear paso en la pantalla Pasos del flujo de trabajo.
Botón «Crear paso».

Diligencia los campos:

  • Paso: el sistema asigna automáticamente el número del paso.
  • Descripción: el nombre del paso —se recomienda que describa la actividad a realizar.
  • Prioridad: alta, normal o baja.
  • Plazo y Unidad de plazo: por ejemplo, plazo 3 y unidad días para un plazo de 3 días.
Formulario Crear paso, con los campos Paso, Descripción, Prioridad, Plazo y Unidad de plazo.
Formulario «Crear paso».

Haz clic en Crear. El paso queda creado, con sus opciones (Detalle, Editar, Eliminar, Configurar). Repite el procedimiento para crear los demás pasos del flujo.

Pestaña Pasos del flujo de trabajo con un paso creado (Radicación, Normal, 3, Días) y sus acciones Detalle, Editar, Eliminar, Configurar.
Paso creado.

Configuración avanzada del plazo

Es posible que el plazo cambie según condiciones que tú establezcas. Haz clic en los tres puntos junto al campo Plazo.

Campo Plazo con el botón de tres puntos resaltado.
Botón para abrir la configuración avanzada del plazo.

En la ventana emergente, agrega las condiciones: elige el campo, su valor, y el plazo y unidad que aplicarán si se cumple. Haz clic en el ícono + para agregarla.

Ventana Configuración avanzada del plazo, con columnas Orden, Campo, Valor, Plazo y Unidad, vacía.
Ventana «Configuración avanzada del plazo».
Ejemplo: «Si el campo Código Interno es igual a 230, el plazo será de 5 días».
Condición agregada: Campo Código Interno, Valor 230, Plazo 5, Unidad Días.
Una condición agregada.

Puedes agregar más condiciones de la misma forma. Cuando termines, haz clic en Aceptar; las condiciones quedarán al final de la pantalla Crear paso, y podrás eliminarlas con el ícono X si lo necesitas.

Nota: las condiciones se evalúan en el orden de prioridad del campo Orden. El plazo del paso será el de la primera condición que se cumpla, evaluándolas en ese orden. Si ninguna se cumple, se usa el plazo del campo Plazo.
Dos condiciones agregadas en la tabla, con su Orden, Campo, Valor, Plazo y Unidad.
Varias condiciones, evaluadas en el orden indicado.
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06Opciones del paso (Detalle, Editar, Eliminar, Configurar)

A través de las opciones de un paso, puedes ver su detalle, editarlo, eliminarlo o configurarlo.

Fila de un paso con sus acciones Detalle, Editar, Eliminar y Configurar.
Acciones de un paso.

Opción Detalle

Muestra la información básica del paso y, en la pestaña Eventos, su historial de modificaciones.

Botón Detalle de un paso, resaltado.
Opción «Detalle».
Pantalla Detalle del paso Análisis: número, descripción, prioridad, plazo, unidad, fecha, usuario y, al final, Host (difuminado).
Detalle del paso: número, nombre, prioridad, plazo, unidad, fecha de creación, usuario y host. El Host se difumina por ser un dato interno de red.

Desde el botón Editar de esta pantalla se llega al mismo formulario que la opción Editar del paso.

Formulario Editar paso, con los campos Paso, Descripción, Prioridad, Plazo, Unidad de plazo y el botón Actualizar.
Formulario «Editar paso».
Pestaña Eventos del Detalle del paso, con columnas Accion, Fecha, Usuario, Host (difuminada) y Comentario, mostrando la creación, modificaciones y opciones configuradas del paso.
Historial de eventos del paso: creación, modificaciones y opciones de configuración adicionadas o eliminadas. El Host se difumina.

Opción Editar

Edita los detalles básicos del paso: número, nombre, prioridad, plazo (incluida su configuración avanzada) y unidad de plazo. Al terminar, haz clic en Actualizar.

Botón Editar de un paso, resaltado.
Opción «Editar» del paso.

Opción Eliminar

Botón Eliminar de un paso, resaltado.
Opción «Eliminar» del paso.
Advertencia: no hay opción de deshacer la eliminación de un paso.
Pantalla Eliminar paso, con sus datos y, al final, Host (difuminado).
Pantalla «Eliminar paso». El Host se difumina.

Opción Configurar

Configura el funcionamiento y las opciones del paso —ver Configuración del paso.

Botón Configurar de un paso, resaltado.
Opción «Configurar».
Pantalla Configuración del paso, con las secciones plegables Responsable de ejecutar el paso, Notificaciones por correo electrónico, Comandos, Acciones y Otras opciones.
Pantalla «Configuración del paso».
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07Configuración del paso

En esta pantalla se configuran las opciones y el funcionamiento del paso, y se editan las ya configuradas. Las opciones están clasificadas en 5 secciones:

  • Responsable de ejecutar el paso: quién queda a cargo de cumplirlo.
  • Notificaciones por correo electrónico: avisos que se envían cuando ocurren eventos en el paso o el proceso.
  • Comandos: opciones de ejecución que se pueden habilitar en el paso.
  • Acciones: acciones permitidas en el paso.
  • Otras opciones: configuración variada adicional.

Haz clic en la pestaña lateral de una sección para ver sus opciones. Por ejemplo, en Responsable de ejecutar el paso:

Sección Responsable de ejecutar el paso desplegada, con opciones Anclado (opción 1 y 2), Auto-asignación, Consecutivamente desde un grupo (4 variantes), Por carga de trabajo, Por condición y Propietarios de cuenta, cada una con ícono de ayuda y botón +.
Opciones de «Responsable de ejecutar el paso».

Para adicionar una opción al paso, haz clic en su ícono Adicionar (+) y sigue los pasos para configurarla —algunas no necesitan configuración y se adicionan directamente.

Formulario de la opción Anclado (opción 1): un selector de persona y el botón Enviar.
Configurar la opción «Anclado (opción 1)»: se asigna a una persona fija.

La opción queda aplicada y aparece en Opciones configuradas en el paso, donde puedes editarla o eliminarla con sus íconos, y ver el código de su configuración con el ícono de engranaje.

Sección Opciones configuradas en el paso, con la opción Anclado (opción 1) y sus íconos editar y eliminar.
Opción ya configurada.
Opción Anclado (opción 1) con el ícono de configuración desplegado, mostrando el usuario asignado german.yepes.
Código de configuración de la opción aplicada.

Al hacer clic en el ícono de ayuda (?) de cada opción, se despliega una explicación de en qué consiste:

Tooltip de ayuda de la opción Anclado (opción 1): El responsable del paso se asigna a una persona fija, quien será el único responsable de ejecutar este paso del flujo de trabajo.
Ayuda de «Anclado (opción 1)».
Más opciones de la sección Responsable de ejecutar el paso: Selección desde una lista, Selección libre y Usuario que radica.
Más opciones de responsable disponibles.
Tooltip de ayuda de la opción Consecutivamente desde un grupo (opción 1): cada que se genera una nueva tarea, la aplicación asigna en forma ordenada el responsable del paso a partir de los miembros de un grupo de usuarios.
Ayuda de «Consecutivamente desde un grupo (opción 1)».
Consejo: las demás secciones —Notificaciones, Comandos, Acciones y Otras opciones— funcionan igual: despliega la sección, adiciona la opción que necesites con el ícono +, y consulta el ícono de ayuda si tienes dudas sobre alguna.

Otras opciones (sección «Otras opciones»)

Estas opciones controlan qué le exige la tarea al usuario antes de poder cumplirla, y cómo se ve mientras tanto. Se adicionan igual que cualquier otra: despliega Otras opciones, busca la fila correspondiente y haz clic en su +.

Adjuntos es requerido en este paso Nuevo

El usuario no puede cumplir la tarea hasta que suba los documentos: ve un panel que se lo recuerda, y un aviso si intenta continuar sin hacerlo.

Nota: esta opción no tiene formulario propio —se activa con el clic en +, sin pedir mensaje ni condiciones. Para quitarla, usa el ícono de papelera en Opciones configuradas en el paso. La fila Adjuntos de al lado solo habilita el panel para adjuntar; no lo hace obligatorio por sí sola.
Panel Adjuntar archivos en la tarea, con el aviso de que es necesario adjuntar los archivos requeridos para continuar con el paso.
Cómo lo ve el usuario: el panel «Adjuntar archivos» con el aviso.
Ventana Requisitos previos de la tarea, listando Adjuntar archivos entre las acciones pendientes que impiden completarla.
Si el usuario intenta cumplir sin adjuntar, el sistema lo impide y lista «Adjuntar archivos» entre los requisitos pendientes.

Captura de datos (opción 2) es obligatorio en este paso Nuevo

Exige diligenciar una cantidad mínima de registros de un formulario —y, si se quiere, adjuntar un archivo— antes de terminar la tarea. La cantidad puede ser fija o depender de los datos del formulario de inicio: al llegar al número pedido, el sistema deja de admitir más registros y avisa que ya se cumplió.

Configuración de Captura de datos (opción 2): cantidad de registros obligatorios, casilla ¿Es obligatorio adjuntar archivo? y condiciones según el formulario de inicio.
Configuración: cantidad de registros obligatorios y condiciones según el formulario.

Documentos de interés Nuevo

Muestra en la tarea los documentos que el usuario necesita consultar, tomados de las carpetas y los tipos de documento del formulario principal. Aparecen en el detalle de la tarea y en el resumen del proceso, con un enlace a cada uno.

Configuración de Documentos de interés: ventana Tipos documentales, seleccionando los tipos a mostrar para el directorio 00 - Información general.
Por cada carpeta del formulario principal se marcan los tipos de documento que se quieren mostrar.
Tabla con los directorios y tipos documentales seleccionados como Documentos de interés, con su acción Eliminar.
Resumen de la configuración guardada.
Sección Documentos de interés en la tarea, con cuatro documentos del proveedor: formato de vinculación, formato de control interno, RUT y cámara de comercio.
Cómo lo ve el usuario: la sección «Documentos de interés» en la tarea.

Bloquear tarea Nuevo

Oculta los botones de acción, edición y archivos para que nadie modifique la tarea. El título y el párrafo del mensaje se redactan a medida, y el bloqueo puede activarse solo cuando se cumplen condiciones del formulario de inicio.

Configuración de Bloquear tarea: título y párrafo descriptivo del mensaje de bloqueo, y condiciones opcionales según el formulario de inicio.
Configuración: título, mensaje y condiciones del bloqueo.
Tarea bloqueada, con el mensaje configurado, sin los botones de acción ni de gestión de archivos; solo quedan Resumen y Regresar.
Cómo lo ve el usuario: la tarea bloqueada, sin los botones de gestión —solo Resumen y Regresar.

Personalizar textos de los comandos para completar la tarea Nuevo

Permite reescribir el título, la descripción y el texto del botón de cada comando del paso, para usar el lenguaje propio del proceso en vez de los textos genéricos. También define en qué orden aparecen los paneles de acciones de la tarea, y esos mismos textos se usan en los avisos de requisitos pendientes.

Configuración de Personalizar textos de los comandos: se elige un comando y se define su título, descripción y texto de botón.
Se elige el comando y se redactan su título, descripción y texto de botón.

Ocultar o mostrar botones de acción según el valor de un campo del formulario de inicio Nuevo

Muestra u oculta botones de acción de la tarea según lo que se haya diligenciado en el formulario que la originó.

Configuración de Ocultar o mostrar botones de acción: campo, condición y valor del formulario de inicio, botón afectado y si se oculta.
Campo, condición, botón afectado y si se oculta o se muestra.

Pasos permitidos para devolver la tarea Nuevo

Define a qué pasos se puede devolver una tarea desde este paso. Se puede limitar a pasos concretos, o elegir Ninguno para quitar por completo el botón Devolver.

Configuración de Pasos permitidos para devolver la tarea: se agregan los pasos válidos como destino de devolución.
Pasos válidos como destino de devolución.

Ocultar secciones en la vista tareas Nuevo

Esconde secciones del detalle de la tarea en este paso —Remitente, Vencimiento tarea, Último comentario, Descripción, Información adicional, Documentos, Comentarios—, para que el usuario vea solo lo que necesita.

Configuración de Ocultar secciones en la vista tareas: casillas Remitente, Vencimiento tarea, Último comentario, Descripción, Información adicional, Documentos y Comentarios.
Secciones que se pueden ocultar en el paso.

Vínculo Nuevo

Establece una URL a una aplicación externa, accesible desde la tarea, con parámetros tomados de los campos del formulario —por ejemplo ?IdReg={C0001}. El usuario debe abrir el enlace antes de poder terminar la tarea, y queda registro de que lo hizo. El vínculo se presenta como un panel más de la tarea, con su propio título y botón.

También se puede permitir crear una copia del archivo generado en Word, en PDF, o en ambos —el menú del vínculo solo muestra las opciones activadas—, y asignarle un tipo documental que quedará asociado automáticamente a esas copias.

Configuración de Vínculo: nombre de la aplicación, URL con parámetros, casillas Permitir crear copia en Word / PDF, y Tipo documental opcional. Tabla lateral con los campos del formulario y sus códigos.
Configuración del vínculo: URL, copias en Word/PDF y tipo documental.

Formatos Nuevo

Además de generar documentos con plantillas del formulario propio, un paso puede generar documentos con plantillas de otros formularios relacionados, y hacerlo para todos los registros vinculados.

Configuración de Formatos del paso: lista de plantillas seleccionadas para generar y adjuntar al cumplir el paso.
Plantillas que se generan y adjuntan al cumplir el paso.
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08Clonar flujo de trabajo

Permite crear una copia idéntica de un flujo de trabajo ya creado, con todos sus pasos y sus configuraciones —o solo con los pasos, sin su configuración, si así lo eliges.

Consejo: se suele usar para crear una nueva versión de un flujo de trabajo, con pequeños cambios en su configuración o en sus pasos: se clona y luego se ajusta la copia.

En el Asistente Flujos de trabajo, haz clic en Clonar flujo de trabajo.

Botón Clonar flujo de trabajo en la pantalla Flujos de trabajo.
Botón «Clonar flujo de trabajo».

Diligencia los campos:

  • Flujo de trabajo a clonar: debe estar en estado producción.
  • Nombre del flujo de trabajo: el de la copia.
  • Clonar: solo los pasos, o los pasos con su configuración.
Formulario Clonar flujo de trabajo, con Flujo de trabajo a clonar, Nombre del flujo de trabajo, y las opciones Clonar solo los pasos / Clonar los pasos y su configuración.
Formulario «Clonar flujo de trabajo».

Haz clic en Clonar y confirma en la ventana emergente.

Ventana de confirmación: Realmente desea clonar el flujo de trabajo Proceso de pago de facturas, con los botones Aceptar y Cerrar.
Confirmar la clonación.

El proceso puede tardar algunos segundos, según la complejidad del flujo. Al terminar, haz clic en Cerrar.

Ventana con el mensaje flujo de trabajo clonado con éxito y el botón Cerrar.
Flujo de trabajo clonado con éxito.

Pasas a la pantalla Pasos del flujo de trabajo de la copia, donde puedes crear, eliminar, configurar o modificar sus pasos, igual que en cualquier otro flujo.

Pasos del flujo de trabajo clonado Proceso de pago de facturas 2, con sus pasos Radicación y Aprobación ya presentes.
Pasos del flujo de trabajo clonado.
Nota: las copias también se crean en estado Borrador; para encontrarlas, filtra por ese estado en la lista de Flujos de trabajo.
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