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Expediente electrónico

Generar el expediente electrónico de un registro a partir de un flujo de trabajo, consultarlo, descargar su XML y validar su firma.

Trabajo con documentos electrónicosOperadoresE-05

01Generar el expediente electrónico

En Escritorio ▸ Publicar, haz la consulta, abre el detalle del registro por su radicado y ve a la pestaña Expediente electrónico.

Pestaña «Expediente electrónico» de un registro, con los botones «Crear» y «Refrescar» y la lista vacía.
Sin expedientes generados. Se empieza con Crear.
Atención: el registro debe tener al menos un flujo de trabajo asociado. Si generas el expediente sobre un flujo en curso, ese flujo se termina automáticamente; hazlo cuando el flujo esté en estado Terminado.
  1. Haz clic en Crear.
  2. Elige el directorio del formulario al que quedará relacionado el expediente. Si el formulario tiene un solo directorio, se toma ese y no hay que elegir. En un formulario hijo se elige el directorio del formulario padre y del hijo.
  3. En Seleccione un proceso… elige el flujo de trabajo del que se extrae la información.
  4. Si quieres que los PDF del expediente queden firmados digitalmente, marca Firmar archivos del expediente.
  5. Haz clic en Aceptar.
Ventana «Crear expediente electrónico»: aviso del directorio destino (Formulario «Firma contrato» ▸ 00 - DOCS), lista «Seleccione un proceso…», casilla «Firmar archivos del expediente» y botones Aceptar / Cancelar.
Directorio destino, flujo de trabajo y opción de firma.

02Estado de la generación

La solicitud queda en estado Pendiente. Usa Refrescar para actualizar el estado.

Resultado: al terminar la generación, el expediente se cierra automáticamente. Después puedes ver su detalle con el hipervínculo del valor alfanumérico de la columna Índice electrónico.
Consejo: si aparece un error en la generación, comunícate con el administrador del sistema.

03Acciones sobre el expediente

En la última columna de la lista:

  • Descargar: baja el XML del expediente. Se habilita solo cuando la generación ha terminado.
  • Validar firma: valida la firma del expediente. Se habilita solo cuando la generación ha terminado.
  • Eliminar: borra el expediente (con confirmación). Se habilita solo mientras el estado es Pendiente / En proceso o el expediente está abierto.

04Consultar un expediente ya generado

Además de la pestaña Expediente electrónico del registro, puedes consultarlo desde la pestaña Archivos o desde la estructura archivística.

  1. Desde Archivos: abre el directorio al que está relacionado el expediente y cambia a la vista expediente electrónico.
  2. Desde Escritorio ▸ Estructura archivística: abre el directorio de la estructura y cambia a la vista expediente electrónico.

La vista muestra la información del expediente y, de forma gráfica, el estado de su retención. Desde ahí puedes:

  • Flujo de trabajo: abre el resumen del flujo asociado.
  • Índice electrónico: muestra el detalle de la información del expediente.
  • Descargar el XML y Validar firma.
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