Publicar un documento II (lote uno a uno)

01Para qué sirve

Crea registros mientras ves el documento en la misma pantalla. Así tomas los datos del documento sin cambiar de ventana, y publicas varios seguidos.

Nota: el visor solo admite documentos en PDF (o PDF/A).

02Abrir la publicación de lote uno a uno

Entra a Escritorio ▸ Publicar, o haz clic en el módulo Publicar del escritorio de la aplicación.
Haz clic en la flecha junto a + Crear registro y elige Publicación de lote uno a uno.

Menú Escritorio con la opción «Publicar» resaltada, y el módulo «Publicar» del escritorio de la aplicación también resaltado. — Escritorio ▸ Publicar, o el módulo Publicar del escritorio.

Menú de «Crear registro» con las opciones «Publicación simple» y «Publicación de lote uno a uno». — + Crear registro ▸ Publicación de lote uno a uno.

03La pantalla

Al entrar, elige primero el formulario con el que vas a publicar; la lista solo muestra los formularios a los que tienes acceso.

Desplegable de formularios de la publicación de lote uno a uno, con «Empleados» elegido de la lista. — Elige el formulario en el desplegable de la barra superior.

La pantalla tiene dos partes: a la derecha el visor para cargar los documentos; a la izquierda los datos del archivo y los campos del formulario.

Pantalla de lote uno a uno: barra con «Enviar y nuevo», «Omitir documento», «OCR» y «Subir archivos»; a la izquierda «Información del archivo» e «Índices del formulario»; a la derecha el visor. — Barra de acciones arriba; panel de datos a la izquierda; visor a la derecha.

Carga los PDF con Subir archivos (uno o varios de tu equipo). Se procesan uno tras otro.

Nota: tecnología de la entidad puede configurar una carpeta del servidor (clave Kodak:FilesUploadPath del AppSettings.config); los documentos que estén ahí aparecen ya cargados en el visor.

04La opción OCR

OCR copia un texto del documento a un campo del formulario, sin teclearlo.

Pulsa OCR.
En el visor, selecciona con el mouse la zona del documento que contiene el dato (un nombre, un cargo, una fecha…).
Haz clic en el campo del formulario donde quieres guardarlo.

Botón OCR en la barra de acciones, con un documento cargado en el visor. — Pulsa OCR antes de seleccionar el dato en el documento.

Texto «NOMBRE APELLIDO» seleccionado con el mouse dentro del documento del visor. — Selecciona con el mouse la parte del documento que quieres copiar.

05Información del archivo

Descripción: el nombre del archivo.
Código del directorio: con el botón … eliges el directorio de la estructura del formulario donde se guarda el archivo.
Tipo documental: el tipo documental del archivo. Puedes marcar la casilla para usar ese tipo como nombre del archivo.

Panel «Información del archivo» con Descripción «Hoja de vida», Código del directorio y Tipo documental «Genérico». — Descripción, código del directorio y tipo documental.

Ventana «Estructura» para elegir el directorio de último nivel donde se guarda el archivo. — El botón «…» abre la estructura de directorios del formulario.

06Índices del formulario

Los campos del formulario. Los llenas a mano o con la opción OCR. Los que tienen asterisco son obligatorios.

Panel «Índices del formulario» con los campos Documento de Identidad, Nombres y apellidos, Fecha Nacimiento, Código y Dependencia diligenciados. — Los campos definidos por el formulario elegido.

07Guardar y pasar al siguiente

Enviar y nuevo: guarda el registro con su documento en el directorio elegido y pasa al siguiente documento de la carga.
Omitir documento: guarda el registro sin documento y pasa al siguiente.
Detalle del documento: abre el detalle del registro que acabas de crear.

Botón «Enviar y nuevo» resaltado en la barra de acciones. — Enviar y nuevo: guarda el registro y pasa al siguiente documento.

Mensaje «Bien hecho, el registro se ha creado éxitosamente» con el número de radicado y el botón «Detalle del documento» resaltado. — Tras guardar, el botón «Detalle del documento» abre el registro creado.

Botón «Omitir documento» resaltado en la barra de acciones. — Omitir documento: guarda el registro sin el archivo.

↑ Volver al inicio