Asistente estructura archivística

01Qué es

Con la estructura archivística se organizan todos los documentos de la compañía en directorios, según la jerarquía archivística: fondos, secciones, subsecciones, series y subseries.

Para entrar, abre Configuración ▸ Estructura archivística.

Menú Configuración desplegado, con Estructura archivística señalada. — Configuración ▸ Estructura archivística.

Nota: esta opción solo está habilitada para la versión Enterprise de Dodo DOCS.

02Crear versión

La estructura archivística se maneja por versiones. Para crear una, diligencia:

Versión: el número de versión.
Fecha de versión: la fecha de la nueva versión.
Comentarios: un resumen de los cambios que trae esta versión.
Acto administrativo: descripción del manejo y organización de la documentación de la entidad.

Formulario Crear versión de la estructura archivística, con los campos Versión, Fecha versión, Comentarios y Acto administrativo (difuminado). — Formulario «Crear versión». El campo «Acto administrativo» se difumina: en este ambiente de pruebas describe la reorganización real de un cliente.

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03Estados de la estructura archivística

Cada versión tiene uno de 3 estados:

Borrador: la versión en la que se está trabajando y haciendo cambios, antes de liberarla a Producción.
Producción: la versión actual, la que ven los usuarios en la aplicación.
Archivo: una versión antigua.

Tabla Versiones con la columna Estado mostrando Borrador, Producción y Archivo, y las columnas Comentario y Acto administrativo difuminadas. — Estados de las versiones. Comentario y Acto administrativo se difuminan por identificar al cliente de este ambiente de pruebas; Host, por ser un dato interno de red.

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04Comandos

Con los comandos se administra la estructura archivística. Solo la versión en estado Borrador se puede modificar; las demás (Producción y Archivo) solo se pueden consultar.

Cada versión tiene su propio menú de comandos:

Niveles: ver Niveles.
Estructura archivística: ver Estructura archivística.
Eventos: ver Eventos.
Editar versión: ver Editar versión.
Eliminar versión: ver Eliminar versión.

Menú de comandos de una versión desplegado: Niveles, Estructura archivística, Eventos, Editar versión, Eliminar versión. — Menú de comandos de una versión.

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05Niveles

Aquí se crean los niveles de la estructura archivística. Diligencia los campos y haz clic en +Crear:

Nivel: el nivel de profundidad del directorio (nivel de anidamiento).
Dígitos: la cantidad de caracteres del código del directorio (valores especiales: -1 longitud libre, 0 no se asigna código).
Tipo: la clasificación del nivel (fondo, sección, subsección, serie, subserie, unidad documental).

Pantalla Niveles estructura archivística, con el formulario Nivel, Dígitos, Tipo, y una tabla de niveles ya creados: Fondo, Sección, Subsección. — Crear un nivel. La columna Host se difumina.

Tipos de nivel

Fondo: conjunto de documentos producidos orgánicamente (nivel 1).
Sección: cada una de las divisiones del Fondo (nivel 2).
Subsección: cada una de las divisiones de una Sección (nivel 3).
Serie: la división de una Subsección (nivel 4).
Subserie: la división de una Serie documental (nivel 5).

Para editar o eliminar un nivel, usa los íconos de su fila.

Tabla de niveles creados (Fondo, Sección, Subsección, Serie, Subserie) con los íconos editar y eliminar de cada fila. — Niveles creados, con sus acciones.

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06Estructura archivística

Aquí se visualiza y administra la organización de la estructura: se navega por los niveles, se crean, editan y eliminan directorios, y se les asignan tipos documentales y propiedades de retención.

Haz clic en el nombre de un directorio para ubicarte en él. En la parte superior verás el nivel en el que estás.

Pantalla Estructura archivística, con el indicador Nivel 3 - Subsección, el breadcrumb Inicio / (cliente difuminado) / 2 - Upstream, y el directorio 21 - Planeación y evaluación. — Navegar por los niveles. El nombre del cliente se difumina en el breadcrumb.

Para buscar un directorio, haz clic en Buscar e ingresa el código o nombre en la ventana emergente.

Botón Buscar resaltado en la pantalla Estructura archivística. — Botón «Buscar».

Ventana Buscar directorio, con una casilla de texto y el ícono de búsqueda. — Ventana «Buscar directorio».

Para crear un directorio, ubícate en el nivel correspondiente, ingresa los datos en los campos y haz clic en +Crear.

Formulario para crear un directorio: Código, Nombre y Tipo, con el breadcrumb del nivel actual (cliente difuminado). — Crear un directorio.

Cada directorio se puede editar, eliminar o mover de nivel con sus íconos.

Fila de un directorio con sus íconos editar, eliminar y mover. — Comandos de un directorio: editar, eliminar, mover.

Nota: en el último nivel de la estructura (Serie o Subserie) se habilitan además los comandos para asignar tipos documentales y propiedades del directorio.

Tipos documentales

Para asignar un tipo documental a un directorio de último nivel, haz clic en su ícono correspondiente.

Busca el tipo documental por su código o nombre.
Marca su casilla (check).
Haz clic en el botón verde + para adicionarlo.

Ventana Tipos documentales, con la búsqueda 901, el resultado 901 - Proceso marcado, y el botón verde de adicionar. — Ventana «Tipos documentales».

Propiedades del directorio

Para asignar las propiedades del directorio, haz clic en su ícono correspondiente.

Diligencia los campos y haz clic en Aceptar para guardar los cambios: el Procedimiento, los años de retención en archivo de gestión y archivo central, la Disposición final (Conservación total, Eliminación, Otro medio, Selección), la Ubicación, y si el directorio tiene Soporte físico y/o Soporte electrónico.

Ventana Propiedades del directorio, con Procedimiento (difuminado), Retención archivo gestión y central, Disposición final, Ubicación, Soporte físico/electrónico y el botón Aceptar. — Ventana «Propiedades del directorio». El Procedimiento se difumina por identificar al cliente.

Cuando termines los ajustes a la estructura, puedes liberarla a estado Producción desde el ícono de engranaje.

Ícono de engranaje desplegado con la opción Aplicar cambios a la estructura de producción, en la pantalla de nivel Fondo (nombre del cliente difuminado). — Liberar la estructura a producción.

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07Eventos

Muestra las operaciones realizadas sobre la versión de la estructura archivística: código y nombre del directorio, clasificación, estado, operación, fecha, usuario y host.

Tabla Eventos estructura archivística, con columnas Código directorio, Nombre directorio, Clasificación, Estado, Operación, Fecha, Usuario y Host (difuminada). — Eventos de la estructura archivística. El Host se difumina por ser un dato interno de red.

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08Editar versión

Edita la información de la versión en la que estás trabajando (estado Borrador). Haz clic en Actualizar para guardar los cambios.

Formulario Editar versión, con Versión, Fecha versión, Comentarios y Acto administrativo (difuminado), y el botón Actualizar. — Formulario «Editar versión».

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09Eliminar versión

Elimina la versión, previa confirmación.

Nota: esta opción solo está habilitada para las versiones en estado Borrador y Archivo.

Ventana Eliminar versión: Realmente desea eliminar la versión 4.0.0 (Se redefine la TRD), con los botones Aceptar y Cancelar. — Confirmar la eliminación de una versión.

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