Firma electrónica de documentos (VALIDART)

01Qué es

La firma electrónica valida la identidad del firmante con un código OTP y, según el tipo, una llamada. Solo se firman documentos .pdf.

Nota: hay que adquirir el servicio, habilitar la firma electrónica en la aplicación y publicar el acuerdo de comunicaciones. La solicitud se puede enviar desde un registro, desde una tarea de flujo de trabajo o desde una tarea libre.

Tres tipos de firma:

Simple: el firmante recibe el código OTP por WhatsApp y SMS, y lo digita.
Estándar: el código OTP se muestra en pantalla y el firmante lo recita en una llamada.
Avanzada: en la llamada, el firmante recita su número de cédula, su nombre completo y el código OTP.

02Dónde se inicia

Ubica el documento y haz clic en el ícono Firma electrónica.

Desde un registro: detalle del registro ▸ pestaña Archivos ▸ abre el directorio del documento ▸ ícono Firma electrónica (arriba a la derecha del documento).
Desde un flujo de trabajo o una tarea libre: en el detalle de la tarea, sección Documentos ▸ menú (…) del archivo ▸ Firma electrónica.

Detalle de un registro, pestaña Archivos, con el ícono de Firma electrónica resaltado arriba a la derecha del documento. — Desde un registro: pestaña Archivos ▸ ícono Firma electrónica.

Menú (…) de un documento en una tarea, con la opción Firma electrónica resaltada. — Desde una tarea: menú (…) del archivo ▸ Firma electrónica.

03Enviar la solicitud

El formulario tiene dos pantallas.

Pantalla 1 — opciones de firma:

Descripción: por defecto el nombre del documento (editable).
Proceso de firma: simple, estándar o avanzada.
Notificar a los firmantes por: canal de envío de la solicitud.
Realizar firma gráfica: pide o no una firma hecha con el mouse (computador) o con el dedo (celular).
El plazo en días para firmar es: vencido el plazo, ya no se puede firmar.
Adicionar acuerdo de comunicaciones: lo antepone al contenido del documento.

Pantalla 1 de la solicitud de firma: Descripción, Proceso de firma, Notificar a los firmantes por, Realizar firma gráfica, plazo en días y Adicionar acuerdo de comunicaciones. — Pantalla 1: opciones de la solicitud de firma.

Desplegable del campo Proceso de firma con las opciones Simple, Estándar y Avanzada. — Los 3 procesos de firma disponibles.

Haz clic en Siguiente.

Pantalla 2 — firmantes: por cada firmante define País, Orden de la firma (o Indiferente) y Solicitar fotos (sí = una selfie y dos fotos del documento de identidad). Luego agrégalo como:

Interno: usuario registrado en Dodo DOCS. Escribe su nombre y selecciónalo; el sistema toma su email, nombre y celular.
Externo: ingresa nombre, email y número de celular.

Pantalla 2: campos País, Orden de la firma y Solicitar fotos, con la opción Interno/Externo para agregar al firmante. — Pantalla 2: datos del firmante antes de agregarlo.

Con Adicionar el firmante pasa a la lista de abajo, donde puedes editar o eliminar cada uno. Atrás vuelve a la pantalla 1 sin perder lo configurado. Cuando estén todos, haz clic en Enviar solicitud de firma.

Lista de firmantes agregados, con país, email, nombre, celular, foto y orden, y los íconos de editar y eliminar. — Los firmantes agregados, con editar y eliminar.

Botón «Enviar solicitud de firma» resaltado, con un firmante ya agregado a la lista. — Enviar solicitud de firma, con los firmantes ya agregados.

Resultado: cada firmante recibe la solicitud por el canal elegido (correo, WhatsApp, SMS…).

Mensaje «¡Muy bien! El requerimiento de firma ha sido enviado con éxito». — Mensaje de confirmación del envío.

04Cómo firma el firmante

Abre el correo (o la URL del SMS/WhatsApp) y haz clic en Aquí firma documento.
Revisa el contenido. Con Acepto contenido continúa (también hay No acepto contenido y Descargar documento).
Si se pidieron fotos: Activar cámara y toma la selfie y las dos fotos del documento de identidad (Capturar foto / Nueva captura).
Si se pidió firma gráfica: dibújala con el mouse o el dedo (Limpiar para repetir) y Siguiente.
Haz clic en Firmar. En firma estándar/avanzada se muestra el código y llega una llamada donde hay que recitarlo (en avanzada, además la cédula y el nombre). En firma simple, el código llega por WhatsApp/SMS y se digita en los cuatro recuadros; luego Validar y terminar.
Haz clic en Terminar.

Correo de la solicitud de firma, con el botón «Aquí firma documento» resaltado. — El correo de la solicitud, con el botón para firmar.

Pantalla «Revisar documento» con el contenido del PDF y el botón «Acepto contenido». — Revisa el documento y acepta el contenido.

Pantalla para tomar la selfie, con el botón Capturar foto. — Toma de la selfie (si se pidieron fotos).

Pantalla de firma gráfica, con el recuadro para dibujar la firma y el botón Limpiar. — Firma gráfica con el mouse o el dedo (si se pidió).

Pantalla «Firmar» con país, número de teléfono y nombre completo (difuminados) y el botón Firmar. — Pantalla previa a firmar, con el botón Firmar.

Código de validación de 4 dígitos que se debe recitar en la llamada. — Firma estándar/avanzada: código para recitar en la llamada.

Cuatro recuadros para digitar el código de validación recibido por WhatsApp o SMS. — Firma simple: código recibido por WhatsApp/SMS.

Mensaje «Felicitaciones documento firmado exitosamente» con el botón Terminar. — Documento firmado; botón Terminar.

Resultado: el documento queda firmado y su nombre lleva FIRMA ELECTRÓNICA. Contiene los acuerdos, firmas y fotos del proceso. El firmante recibe la evidencia por correo.

Documento en el registro con «FIRMA ELECTRÓNICA» agregado a su nombre. — El documento firmado, en su directorio original.

05Consultar el estado

El ícono Firma electrónica de la parte superior de la aplicación muestra los documentos pendientes y firmados.

Lista de procesos de firma pendientes, con las pestañas Pendientes y Realizadas. — Procesos de firma pendientes (en proceso VT y firmando VT).

Pendientes: estados En proceso VT (enviado, aún nadie firma — con Detalle se pueden ver, adicionar o eliminar firmantes, o Eliminar proceso de firma) y Firmando VT (ya en proceso — solo consulta, no se puede modificar).
Realizadas: documentos firmados. Detalle muestra la evidencia, el documento enviado y el firmado.

Detalle de un proceso pendiente: agregar un firmante, la lista de firmantes con su estado, y eliminar un firmante. — Detalle de un proceso pendiente: ver, agregar o eliminar firmantes.

Detalle de un proceso realizado: firmantes, documento a firmar y la evidencia del documento firmado. — Detalle de un proceso realizado: la evidencia de la firma.

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