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Componentes del detalle de una tarea

Un recorrido por cada parte de la pantalla del detalle de una tarea: qué muestra, para qué sirve y dónde encontrarla. El uso de cada comando se explica en las ayudas de comandos de tareas.

Trabajo con una tareaOperadoresD-01

01Cómo abrir el detalle de una tarea

El detalle de una tarea es la pantalla donde trabajas: revisas la información, adjuntas documentos, diligencias formularios y, al final, cumples la tarea.

Para llegar a tu bandeja de tareas tienes dos caminos:

  • Desde la pantalla de inicio, en el bloque Mis tareas.
  • Desde el menú superior Escritorio › Mis tareas.
Bloque «Mis tareas» en la pantalla de inicio de Dodo DOCS.
Inicio › «Mis tareas» abre tu bandeja de tareas pendientes.

En la bandeja, cada fila es una tarea. Para abrir su detalle haz clic en el título de la tarea —que es el nombre del paso— o en el botón Detalle de esa fila.

Fila de una tarea en la bandeja recibidas, con el título del paso y el botón Detalle señalados.
El título del paso y el botón «Detalle» abren la misma pantalla.

Enseguida se abre el detalle de la tarea. Las siguientes secciones recorren cada uno de sus componentes, de arriba hacia abajo.

Vista general del detalle de una tarea: encabezado, barra de comandos, número de flujo, panel de remitente y panel de fechas.
Vista general de la parte superior del detalle de la tarea.

02Encabezado de la tarea

En la parte superior se identifica la tarea con tres datos:

  • El nombre del paso (por ejemplo, «Crear respuesta»).
  • El número del paso dentro del flujo.
  • El nombre del flujo de trabajo al que pertenece.

03Barra de comandos

Debajo del encabezado está la barra de comandos. Desde aquí le das gestión a la tarea: Cumplir, ver el Resumen del flujo y Regresar a la bandeja. El botón Más comandos agrupa el resto de acciones: adjuntar archivos, enviar un visto bueno, devolver, reasignar, posponer, abrir el visor de documentos, entre otras.

Barra de comandos de la tarea con el menú «Más comandos» desplegado.
«Más comandos» desplegado. Cada instalación puede mostrar más o menos opciones.
Nota: en Más comandos solo aparecen los comandos que se hayan habilitado en la configuración del paso. Si esperas un comando y no está, revisa la configuración de ese paso.
Nota: Nuevo si una tarea la controla una integración automática, un aviso lo indica y aclara que no requiere ninguna acción manual de tu parte.

04Número del flujo de trabajo

En la esquina superior derecha, la etiqueta verde muestra el número que identifica el flujo de trabajo. Es el número que debes indicar cuando consultas o reportas algo sobre ese trámite.

Etiqueta «Flujo de trabajo: 2747» en la esquina superior derecha del detalle.
El número identifica el flujo completo, no solo la tarea actual.

05Remitente, fechas y estado de la tarea

Bajo la barra de comandos hay dos paneles:

Remitente

Muestra el nombre del usuario que te envió la tarea y la fecha y hora en que la envió. Más abajo aparece la fecha y hora en que tú recibiste la tarea y una etiqueta con su estado (en curso, cumplida o interrumpida).

Fechas y estado

El panel de la derecha resume los plazos:

  • Días hábiles disponibles para completar la tarea (o el aviso «Tarea vencida»).
  • Fecha de vencimiento: día y hora exactos en que la tarea vence.
  • Prioridad de la tarea: Alta, Normal o Baja.
Panel de remitente a la izquierda y panel de días hábiles, vencimiento y prioridad a la derecha.
Remitente y estado (izquierda); plazos y prioridad (derecha).

Nuevo Cuando la tarea está vencida, el panel de la derecha lo indica con un aviso «Tarea vencida» en vez de los días hábiles disponibles.

Panel de remitente y panel de días hábiles con el aviso Tarea vencida, en la pantalla de detalle de la tarea.
Aviso «Tarea vencida» en el panel de plazos.

06Descripción

Reúne en un solo texto la información con la que se inició el flujo: el radicado, los datos del formulario de inicio y demás campos del registro, presentados de forma corrida para leerlos de un vistazo.

Sección Descripción con los datos del registro que originó el flujo, en un texto unificado.
Los mismos datos del registro, resumidos como texto continuo.

07Información adicional

Agrupa información que se va generando o asociando al flujo a medida que avanza. Cada elemento se abre al hacer clic. Los más habituales son el Seguimiento de correos (historial de los correos enviados durante el flujo) y los Datos del formulario de inicio.

Nuevo En el resumen del proceso (botón «Resumen» de la barra de comandos), estos mismos elementos —seguimiento de correos, datos del formulario de inicio y registros relacionados— se agrupan igual, bajo «Información adicional», plegados por defecto y ocultos por completo cuando no hay nada que mostrar.

Sección «Información adicional» con los desplegables «Seguimiento de correos» y «Datos del formulario de inicio».
Elementos desplegables dentro de «Información adicional».

08Datos del formulario de inicio

Al abrir este desplegable ves el formulario completo con el que se inició el flujo, con todos sus campos. Si tienes permiso, el botón Editar registro te permite corregir esos datos; Refrescar vuelve a cargar la información.

Desplegable «Datos del formulario de inicio» abierto, con los botones Editar registro y Refrescar y los campos del formulario.
El formulario de inicio, con la opción de editarlo si tienes permiso.
Nota: el botón Editar registro solo aparece si tu usuario tiene permiso para editar ese registro.

09Requisitos previos de la tarea

Son las acciones que debes completar antes de cumplir la tarea. Dependen de cómo esté configurado el paso, así que verás unas u otras, o ninguna. Pueden ser, por ejemplo:

  • Capturar datos del formulario original — diligenciar campos que faltan.
  • Capturar datos desde nuevo formulario — diligenciar un formulario adicional.
  • Generar formatos asociados — generar y adjuntar los documentos definidos para el formulario. Si no tienes acceso a alguno de esos formularios, sus formatos no aparecen entre los que puedes generar.
  • Enviar email — enviar un correo antes de completar la tarea.
Encabezado de la sección «Requisitos previos de la tarea» con el primer requisito.
Cada requisito trae su propio botón de acción.
Varios tipos de requisito previo: capturar datos, generar formatos asociados y enviar email.
Ejemplo con varios requisitos configurados en el mismo paso.
Consejo: al enviar el correo puedes elegir una plantilla —de las creadas en Personalización formatos— para cargar su contenido y su asunto directamente en el mensaje. La ventana de envío indica en qué proceso y paso estás, y avisa si alguna dirección de destinatario está mal escrita. Ya enviado, puedes reenviarlo desde el historial de correos de «Información adicional» —incluso a una dirección distinta.

10Documentos

Lista todos los documentos adjuntos al flujo, ordenados del más reciente al más antiguo, con su tipo documental, quién lo publicó y en qué paso. Desde aquí puedes Adjuntar nuevos archivos, abrir el Visor para revisarlos y Actualizar documentos para recargar la lista.

Sección Documentos con los botones Adjuntar, Visor y Actualizar documentos y la lista de archivos adjuntos.
Documentos del flujo, con las acciones para adjuntar y consultar.

Nuevo El tipo de documento aparece en cada archivo, en todas las listas: Mis Tareas, la carpeta del formulario y aquí.

Listado de documentos con el tipo documental de cada archivo y el botón Actualizar documentos en la barra superior.
El tipo de documento aparece en cada archivo de la lista.
Consejo: Nuevo cuando hay varios archivos del mismo tipo documental, la lista muestra solo el más reciente y guarda el resto en un apartado «Otras versiones de este tipo documental».
Nota: Nuevo si un documento proviene de SharePoint, el menú de acciones del archivo incluye la opción de tomar la versión guardada allí, generar una copia en Word o PDF, y dejarla vinculada al registro y al flujo de trabajo.

11Comentarios

Espacio para los mensajes del proceso. Puedes leer los comentarios agregados a lo largo del flujo y añadir uno nuevo con el botón Comentar. Si no hay ninguno, el título indica «No hay Comentarios». Nuevo El comentario más reciente se muestra completo encima de la Descripción, para verlo de un vistazo sin bajar hasta aquí.

Sección Comentarios con el cuadro de texto para escribir un comentario y el botón Comentar.
Los comentarios quedan visibles para los demás participantes del flujo.

12Registros relacionados de formularios

Aparece solo cuando aplica: si en algún paso del flujo se diligenciaron otros formularios, sus registros se muestran aquí, relacionados con el registro principal de la tarea. Si el flujo no tiene formularios adicionales, esta sección no se muestra.

Nuevo Desde el panel de documentos también puedes consultar los del otros flujos de trabajo relacionados: aparecen agrupados en apartados que se despliegan al abrirlos, con los primeros 10 resultados y un enlace «Ver todos». Junto a cada vínculo hay un ícono que lleva a su flujo de trabajo o a su notificación; y si tienes una tarea en curso sobre ese registro, se te ofrece un enlace directo para abrirla.

Nuevo En los registros relacionados, cada valor se muestra junto al nombre real de su campo, en vez de una etiqueta genérica tipo «Campo 01». Y las instrucciones para elegir un documento indican el nombre y el código del formulario principal, para no confundir carpetas ni tipos de documento.