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Usuarios

Crear las cuentas de usuario de Dodo DOCS, asignarles sucursales y roles, y administrarlas: activar, retirar, restaurar contraseña y consultar su historial.

ConfiguraciónAdministradoresF-06

01Crear un usuario

Cada persona que trabaja en Dodo DOCS necesita una cuenta de usuario. Para administrarlas, abre Configuración ▸ Usuarios.

Pantalla «Usuarios»: botón «+ Crear usuario», filtros de Estado y Activo/Inactivo, buscador, y una tabla con Avatar, Login, Nombre, Estado, E-mail y Comandos. Los nombres y correos de las personas aparecen difuminados.
Lista de usuarios. Cada fila tiene su menú de comandos a la derecha.
  1. Haz clic en «+ Crear usuario».
  2. Diligencia los datos:
    • Login: el nombre con el que la persona inicia sesión.
    • Documento de identidad, Nombre completo, Email (ahí recibe las notificaciones) y Celular.
  3. En Sucursales, marca una o más sucursales a las que pertenece. Puedes marcar «Seleccionar todas las sucursales».
  4. En Roles, marca uno o más roles: definen qué puede hacer dentro de la aplicación.
  5. Haz clic en «Crear usuario».
Formulario «Crear usuario»: campos Login, Documento de identidad, Nombre completo, Email y Celular, y debajo la sección Sucursales con casillas por sucursal.
Datos del usuario y asignación de sucursales.
Sección «Roles» del formulario de creación: lista de roles con una casilla cada uno, y el botón «Crear usuario» al final.
Marca los roles del usuario y guarda con «Crear usuario».
Consejo: si la lista de sucursales o de roles es larga, escribe parte del nombre en su casilla de búsqueda para filtrarla.
Mensaje «Bien hecho! El usuario se ha creado exitosamente!» con el Id, el usuario y el nombre, y un botón «+ Crear otro usuario».
Al terminar, «+ Crear otro usuario» abre el formulario en blanco de nuevo.

02Buscar y filtrar usuarios

Escribe el login o el nombre en el buscador. Además, la lista tiene dos filtros:

  • Estado de conexión:
    • Online: usuario activo, trabajando en la aplicación.
    • Offline: usuario inactivo, que no recibe tareas de flujos de trabajo.
    • Retirado: usuario bloqueado de forma definitiva (terminó el vínculo con la entidad).
  • Activo / Inactivo:
    • Activo: trabaja en la aplicación. Es el estado por defecto al crear la cuenta.
    • Inactivo: cuenta bloqueada de forma temporal.

03Administrar una cuenta

El menú de Comandos de cada usuario reúne todas las acciones sobre su cuenta.

Menú de comandos de un usuario: Detalle, Editar, Desactivar usuario, Retirar usuario, Restaurar contraseña, Configurar rúbrica, Eventos y Eliminar.
Menú de comandos de un usuario.

Detalle

Muestra los datos del usuario, sus sucursales y sus roles. El botón «Editar usuario» abre el formulario de edición.

Detalle de un usuario: tabla con Nombres y apellidos, Identificación, E-mail, Cumpleaños, Cuenta activa, Teléfono y Estado; secciones Sucursales y Roles; y un botón «Editar usuario».
Detalle del usuario de prueba «PRUEBA AYUDA DODO».

Editar

Cambia los datos, las sucursales y los roles del usuario. Aquí también está el botón «Desactivar cuenta de usuario».

Formulario «Editar usuario»: banner «La cuenta se encuentra ACTIVA» con el botón «Desactivar cuenta de usuario», y los campos Login (bloqueado), Documento de identidad, Nombre completo, Email y Celular con el botón «Modificar usuario».
El login no se puede cambiar; el resto de datos sí.
Atención: al desactivar una cuenta queda en estado Inactivo de forma temporal. Los usuarios inactivos siguen siendo seleccionables para participar en flujos de trabajo.

Desactivar / Activar usuario

Si la cuenta está activa, el comando es «Desactivar cuenta de usuario»; si está inactiva, es «Activar cuenta de usuario».

Nota: Nuevo no se puede desactivar, retirar ni eliminar una cuenta si el usuario pertenece a un grupo, tiene tareas pendientes, es responsable de un paso en un flujo en producción, o tiene una licencia activa de Dodo SCAN o de Chat PDF —esta última se retira desde Configuración ▸ Complementos. La pantalla explica el motivo, y si hay tareas pendientes, las lista con su proceso, asunto, remitente, paso y fechas.
Pantalla Desactivar usuario, listando los motivos que impiden la acción (grupos, tareas pendientes, pasos en producción, licencia de Dodo SCAN activa) y la tabla de tareas pendientes del usuario.
Motivos que impiden desactivar la cuenta, y sus tareas pendientes.

Retirar / Incorporar usuario

«Retirar usuario» deja la cuenta en estado Retirado y la excluye de toda actividad de Dodo DOCS; se usa cuando la persona termina el vínculo laboral. Para volver a habilitarla, búscala con el filtro Estado = Retirado y usa «Incorporar usuario»: la cuenta vuelve a Activo.

Restaurar contraseña

Abre un formulario para escribir y confirmar una nueva contraseña para el usuario.

Formulario «Restaurar contraseña» con los campos «Nueva contraseña» y «Confirmar la nueva contraseña» y un botón «Restaurar contraseña».
Al guardar, aparece un mensaje de confirmación.

Configurar rúbrica

Carga la rúbrica (imagen de la firma) del usuario para firmar documentos en Dodo DOCS. Admite .PDF, .JPG o .PNG: haz clic en el botón (…), elige el archivo y pulsa «Cargar firma».

Eventos

Historial de acciones sobre la cuenta —acción, fecha, usuario que la realizó, host y comentario—, con su propio buscador por acción.

Pantalla «Eventos» de un usuario: buscador y tabla con Acción, Fecha, Usuario, Host y Comentario, con la fila «Creación».
Historial de la cuenta.

Eliminar

Solo se puede eliminar un usuario que no pertenezca a ningún rol; sirve para cuentas recién creadas sin actividad.

Mensaje: «La cuenta de prueba.ayuda no se puede eliminar por los siguientes motivos: No se puede ejecutar esta acción ya que el usuario es miembro de los siguientes roles: RADICADOR».
Si el usuario tiene algún rol, Dodo DOCS no deja eliminarlo.
Pantalla «¿Desea eliminar el siguiente usuario?» con el detalle del usuario, «Roles: Usuario sin roles» y un botón rojo «Eliminar».
Sin roles asignados, aparece el botón «Eliminar».
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