Búsqueda general de documentos y flujos de trabajo

01Búsqueda de documentos

En la pantalla de inicio, entra al módulo Búsqueda de documentos. La búsqueda es general: recorre todos los formularios y todos los registros.

Pantalla «Búsqueda de documentos»: caja de texto y botón Buscar; enlaces «Búsqueda de flujos de trabajo» y «Búsqueda avanzada…»; opciones por nombre de archivo (Comienza por, Igual, Contiene), otras opciones (Radicado, Número de identificación) y casilla «Fecha publicación del documento?». — Elige una opción de búsqueda, escribe el texto y haz clic en **Buscar**.

Opciones por nombre de archivo:

Comienza por: por el inicio del nombre del documento.
Igual: por el nombre exacto.
Contiene: por una palabra o fragmento del nombre. Puede tardar más de un minuto.

En «Otras opciones»:

Radicado: por el número de radicado (código de barras) del registro que contiene el documento. Debe ir completo.
Número de identificación: por el número de documento de identidad asociado al registro. Debe ir completo.

Marca Fecha publicación del documento? para acotar además a un rango de fechas de publicación. Cambia cualquier parámetro y vuelve a hacer clic en Buscar —o pulsa Enter, que busca de inmediato.

Resultado: con Comienza por, Igual y Contiene, aparecen los formularios que tienen documentos coincidentes; entra a un formulario para ver esos documentos. Con Radicado y Número de identificación, aparecen directamente los documentos, con su tipo documental. Si hay varias versiones del mismo tipo, solo se muestra la más reciente —las anteriores quedan disponibles si las necesitas.

Nuevo Los resultados se pueden ordenar por nombre, por fecha de publicación o por fecha del documento.

Resultados de la búsqueda de documentos, con el selector Ordenar resultados, el tipo documental de cada archivo y el distintivo Referencia cruzada. — Selector «Ordenar resultados» y tipo documental en cada archivo.

Nuevo Al hacer clic en el nombre de un archivo, se abre directamente en el visor —si tienes permiso—, en vez de mostrar primero una ventana de vínculos. El distintivo «Referencia cruzada» indica que el archivo está adjunto en más de un lugar; haz clic en él para ver dónde: la ubicación, el nombre real del formulario o proceso, su identificador y un botón para abrirlo.

Ventana Referencia cruzada de un archivo: tabla con Ubicación, Nombre, Identificador y botón Archivo. — Ventana «Referencia cruzada»: dónde más está adjunto el documento.

02Búsqueda de flujos de trabajo

Desde la pantalla anterior, el enlace Búsqueda de flujos de trabajo lleva a «Buscar flujos de trabajo». Solo busca flujos en curso.

Pantalla «Buscar flujos de trabajo (solo flujos de trabajo en curso)»: opciones Código de barras, Número de identificación, Número de flujo de trabajo; caja de texto y botón Buscar. — Elige la opción de búsqueda, escribe el texto y haz clic en **Buscar**.

Código de barras: el número de radicado del registro asociado al flujo. Completo.
Número de identificación: el documento de identidad del registro asociado. Completo.
Número de flujo de trabajo: el número del flujo. Completo.

En los resultados, haz clic en un flujo para ver su detalle y resumen. El enlace Búsqueda de documentos te devuelve a la pantalla anterior.

03Búsqueda avanzada

El enlace Búsqueda avanzada… lleva a la pantalla de Publicación de documentos, para buscar registros por condiciones sobre sus campos (ver «Búsqueda específica de registros y documentos») y desde ahí llegar a sus documentos.

↑ Volver al inicio